ในการใช้สูตรคำนวณใน Excel ต้องมีการอ้างอิงถึงเซลล์ต่างๆ เช่น =D4-D5 ถ้าเป็นสูตรสั้นๆ ข้อมูลมีไม่มาก การอ้างอิงเซลล์แบบนี้จะไม่มีปัญหา แต่ถ้าข้อมูลมีมาก เช่น การอ้างอิงถึงเซลล์ D1242 จะทำให้อ่านหรือแกะสูตรได้ยาก จึงมีการนำชื่อ (Name) มาตั้งให้เซลล์ เพื่อช่วยในการอ้างอิงได้ง่ายขึ้น นอกจากจะตั้งชื่อให้เซลล์ได้แล้ว ยังสามารถตั้งชื่อให้กับช่วงเซลล์ สูตร หรือค่าคงที่ต่างๆ ได้อีกด้วย

ปกติ Name Box (ข้าง Formula Bar) จะแสดงชื่อเซลล์ตามการอ้างอิงแบบ A1 (ชื่อคอลัมน์และลำดับที่ของแถว) ในตัวอย่างนี้ คือ เซลล์ C2 เมื่อมีการตั้งชื่อเซลล์ ใน Name Box จะเปลี่ยนไปเป็นชื่อที่ตั้งไว้ โดยเปลี่ยนจาก C2 เป็น Revenue

ชื่อ (Name) ที่แสดงใน Name Box

ประเภทของชื่อ

  • ชื่อแทนเซลล์ (Ranges Name) เป็นชื่อที่ตั้งขึ้นมาแทนเซลล์หรือช่วงเซลล์ เช่น ตั้งชื่อ Revenue แทนเซลล์ C2 หรือชื่อ Quarter1 แทนช่วงเซลล์ B2:B6
  • ชื่อแทนค่าคงที่ (Constants Name) เป็นชื่อที่ตั้งขึ้นมาแทนค่าคงที่เช่น ตั้งชื่อ Vat แทนค่า 7%
  • ชื่อแทนสูตร (Formulas Name) เป็นชื่อที่ตั้งขึ้นมาให้กับสูตร ปกติเราจะพิมพ์สูตรลงไปในเซลล์เลย แต่ในบางกรณีถ้าสูตรที่ใช้ในเซลล์ยาว และมีการอ้างอิงค่าจากสูตรนั้นซ้ำๆ กัน การตั้งชื่อให้กับสูตรจะทำให้สูตรสั้นลง และทำให้อ่านสูตรได้ง่ายขึ้น เช่น ตั้งชื่อ Profit แทนสูตร =C2-C3

หลักในการตั้งชื่อ

  • ชื่อที่ตั้ง ควรใช้ภาษาอังกฤษ โดยใช้ตัวพิมพ์เล็กผสมตัวพิมพ์ใหญ่ และควรตั้งชื่อที่สื่อความหมาย
  • ชื่อที่ตั้งควรไม่ควรยาวมาก เพราะชื่อนี้จะถูกนำไปใช้อ้างอิงในการคำนวณ ถ้าตั้งชื่อที่ยาว สูตรที่อ้างอิงถึงชื่อนั้นก็จะยาว ทำให้สูตรพิมพ์และอ่านยาก รวมไปถึงทำให้มองภาพรวมของสูตรยากขึ้นไปอีก
  • ไม่สามารถตั้งชื่อโดยใช้ชื่อการอ้างอิงแบบปกติ A1 หรือชื่อการอ้างอิงแบบ R1C1
  • ไม่สามารถตั้งชื่อที่ซ้ำกันได้ เพราะถ้าชื่อซ้ำกัน เวลาอ้างอิงก็จะไม่รู้ว่าหมายถึงชื่อไหน
  • ห้ามเว้นวรรค ให้พิมพ์ติดกันไป หรือใช้ _ แทน เช่น ProfitMargin หรือ Profit_Margin
การตั้งตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษ ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ผสมกับตัวพิมพ์เล็ก เช่น Cost หรือ NetProfit เพื่อให้อ่านง่าย และเวลาที่พิมพ์ลงไปในสูตรให้พิมพ์ด้วยตัวเล็ก เมื่อกด Enter Excel จะแปลงชื่อนั้นกลับไปเป็นตัวอักษรเล็กผสมใหญ่ (ตามที่เราตั้ง) ทำให้ง่ายต่อการอ่านสูตรและตรวจสอบหาข้อผิดพลาด
ชื่อที่จะตั้งขึ้นมา ควรตั้งเฉพาะที่จำเป็น และเท่าที่นำไปใช้จริงเท่านั้น เพราะจะทำให้เกิดขยะขึ้นในไฟล์ และเวลาการเรียกใช้ชื่อ อาจทำให้เกิดความสับสน และเสียเวลา

การตั้งชื่อใน Excel 2007

  1. ใช้ Name Box เป็นวิธีการตั้งชื่อที่รวดเร็ว สามารถใช้ได้กับการตั้งชื่อให้กับเซลล์หรือช่วงเซลล์เท่านั้น
    1. ให้คลิกเลือกพื้นที่เซลล์ทั้งหมดที่เราต้องการจะตั้งชื่อให้ อาจจะเป็นเซลล์ๆ เดียว ช่วงเซลล์ ตาราง หรือเป็นแถวทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์
    2. พิมพ์ ชื่อที่จะตั้งลงไปใน Name Box

    การตั้งชื่อให้กับเซลล์โดยใช้ Name Box (Excel 2007)

  2. ใช้ หน้าต่าง Define Name
    1. เลือกเซลล์ หรือช่วงเซลล์ที่ต้องการ
    2. เลือกแทป Formulas คลิกปุ่ม Define Name
    3. จะมี หน้าต่าง New Name ขึ้นมา

      การตั้งชื่อให้กับเซลล์ใน Excel 2007

    4. ให้พิมพ์ชื่อที่จะตั้งใน Name และตรวจสอบเซลล์หรือช่วงเซลล์ในช่อง Refers to ว่าตรงกับที่ต้องการหรือไม่ จากนั้นคลิก OK
  3. การตั้งชื่อในกรณีที่มีหัวตาราง ในกรณีที่มีตาราง ที่มีชื่อคอลัมน์หรือชื่อแถว สามารถตั้งชื่อโดยให้หัวตารางเป็นชื่อช่วงเซลล์ในตารางนั้น เช่น ตารางแสดงยอดขายแบ่งเป็นสินค้า และรายไตรมาส โดยชื่อ Quarter1 จะแทนยอดขายในไตรมาสที่ 1 ทั้งหมด สำหรับวิธีการตั้งชื่อ มีดังนี้
    1. ให้คลิกเลือกเซลล์คลุมทั้งตาราง
    2. คลิกเมนู Insert > Name > Create

      การตั้งชื่อโดยใช้ชื่อคอลัมน์หรือชื่อแถวจากตาราง

การจัดการชื่อที่ตั้งไว้ (Excel 2007)

  1. เลือกแทป Formulas คลิกปุ่ม Name Manager หรือกดปุ่ม Ctrl+F3 พร้อมกัน
  2. จะมีหน้าต่าง Name Manger ขึ้นมา

    หน้าต่าง Name Manager (Excel 2007)

  3. ถ้าต้องการ แก้ไข ให้คลิกเลือกชื่อที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Edit จะมีหน้าต่าง Edit Name ขึ้นมาให้แก้ไขชื่อหรือช่วงเซลล์อ้างอิง
  4. ถ้าต้องการลบชื่อที่ตั้งไว้ ให้คลิกเลือกชื่อที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Delete

การตั้งชื่อใน Excel 2003

  1. ใช้ Name Box เป็นวิธีการตั้งชื่อที่รวดเร็ว สามารถใช้ได้กับการตั้งชื่อให้กับเซลล์หรือช่วงเซลล์เท่านั้น
    1. ให้คลิกเลือกพื้นที่เซลล์ทั้งหมดที่เราต้องการจะตั้งชื่อให้ อาจจะเป็นเซลล์ๆ เดียว ช่วงเซลล์ ตาราง หรือเป็นแถวทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์
    2. พิมพ์ชื่อที่จะตั้งลงไปใน Name Box

    การตั้งชื่อให้กับเซลล์โดยใช้ Name Box

  2. ใช้หน้าต่าง Define Name
    1. เลือกเซลล์ หรือช่วงเซลล์ที่ต้องการ
    2. คลิกเมนู Insert > Name > Define หรือกดปุ่ม Ctrl+F3 พร้อมกัน
    3. จะมีหน้าต่าง Define Name ขึ้นมา

      หน้าต่าง Define Name

    4. ให้พิมพ์ชื่อที่จะตั้งใน Names in workbook และตรวจสอบเซลล์หรือช่วงเซลล์ในช่อง Refers to ว่าตรงกับที่ต้องการหรือไม่ จากนั้นคลิก OK
  3. การตั้งชื่อในกรณีที่มีหัวตาราง ในกรณีที่มีตาราง ที่มีชื่อคอลัมน์หรือชื่อแถว สามารถตั้งชื่อโดยให้หัวตารางเป็นชื่อช่วงเซลล์ในตารางนั้น เช่น ตารางแสดงยอดขายแบ่งเป็นสินค้า และรายไตรมาส โดยชื่อ Quarter1 จะแทนยอดขายในไตรมาสที่ 1 ทั้งหมด สำหรับวิธีการตั้งชื่อ มีดังนี้
    1. ให้คลิกเลือกเซลล์คลุมทั้งตาราง
    2. คลิกเมนู Insert > Name > Create

      การตั้งชื่อโดยใช้ชื่อคอลัมน์หรือชื่อแถวจากตาราง

การจัดการชื่อที่ตั้งไว้ (Excel 2003)

  1. คลิกเมนู Insert > Name > Define หรือกดปุ่ม Ctrl+F3 พร้อมกัน
  2. จะมีหน้าต่าง Define Name ขึ้นมา

    หน้าต่าง Define Name สำหรับจัดการกับชื่อที่ตั้งไว้

  3. ถ้าต้องการ แก้ไข ให้คลิกเลือกชื่อที่ต้องการ จากนั้นแก้ไขช่วงเซลล์อ้างอิงในช่อง Refers to จากนั้นคลิก Add
  4. ถ้าต้องการลบชื่อที่ตั้งไว้ ให้คลิกเลือกชื่อที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Delete

การนำชื่อที่ตั้งไปใช้

เราสามารถนำชื่อที่ตั้งไปใช้ในสูตรได้เช่นเดียวกับการอ้างอิงเซลล์ทั่วไป เช่น =SUM(B2:B6) เป็น =SUM(Quarter1) สูตรที่มีการใช้ชื่อแทนช่วงเซลล์ ทำให้อ่านสูตรได้ง่ายกว่าสูตรที่มีการอ้างอิงแบบตรงๆ โดยมีวิธีการเรียกใช้ ชื่อมีดังนี้

ตัวอย่างการใช้ชื่อในสูตร

  • พิมพ์ชื่อลงไปในสูตรโดยตรง ถ้าพิมพ์ผิด Excel จะขึ้น Error ว่า #NAME? หมายถึง Excel หาชื่อนั้นไม่เจอ อาจจะมาจากพิมพ์ชื่อผิด หรือชื่อนั้นถูกลบไปแล้ว
  • กดปุ่ม F3 จะมีหน้าต่าง Paste Name ขึ้นมา สามารถเลือกชื่อที่ต้องการได้

กดปุ่ม F3 เพื่อเปิดหน้าต่าง Paste Name

สามารถใช้ Range Name (ชื่อที่แสดงช่วงเซลล์) แสดงค่าจุดตัดได้ เช่น ถ้าต้องการทราบยอดขายของกางเกงยีนส์ ในไตรมาสที่ 3 สามารถใช้สูตร =Jeans Quarter3 โดยให้เว้นช่องว่างระหว่างชื่อ 1 เคาะ Excel จะแสดงค่าจากจุดตัดให้เอง