การ Copy และ Paste (วาง) ข้อมูล ถือเป็นหนึ่งในกลุ่มคำสั่งที่ใช้งานกันบ่อย ปกติเวลา Paste จะได้ผลลัพธ์เหมือนกับข้อมูลที่ Copy มา ซึ่งนอกจากตัวอักษรที่ได้ ยังรวมไปถึงรูปแบบของเซลล์หรือข้อความ คำสั่ง Paste Special จะช่วยให้เรากำหนดได้ว่า เราต้องการ Paste ข้อมูลในลักษณะไหน เช่น เอาเฉพาะค่า หรือเฉพาะรูปแเบบเซลล์

Paste Special ใน Excel

  1. เมื่อ Copy ข้อมูล ถ้ากดปุ่ม Paste จะเป็นการวางข้อมูลเหมือนกับข้อมูลที่คัดลอกมา
  2. ถ้ากดปุ่มลูกศรด้านล่างของปุ่ม Paste จะมีตัวเลือก ดังนี้

    การเลือกคำสั่ง Paste

    • Paste Formulas เป็นการคัดลอกเฉพาะสูตร โดยไม่นำเอารูปแบบของเซลล์เดิมไปด้วย
    • Paste Value เป็นการ Paste ข้อมูลลงไปเฉพาะค่า โดยไม่มีสูตรหรือการจัดรูปแบบ (เส้นขอบหรือสี) ของเซลล์เดิม เหมาะสำหรับการคัดลอกเฉพาะค่าไปใช้ หรือการคัดลอกข้อมูลจากไฟล์อื่นมาใช้
    • No Border เป็นการ Paste ข้อมูลลงไป ไม่มีเส้นขอบตาราง
    • Transpose เป็นการกลับด้านของตาราง
    • Paste Link เป็นการลิงค์ข้อมูลไปยังเซลล์ที่เราคัดลอกมา เหมือนเขียนสูตร =เซลล์ เพื่อไปเอาข้อมูลในเซลล์ที่ต้องการมา

    ตัวอย่างการ Paste Value

    เราสามารถนำคำสั่งที่อยู่ลึกๆ ออกมาแสดงบน Toolbar ด้านบน Office 2007 ได้ โดยอ่านเพิ่มเติม เพิ่มปุ่มคำสั่งต่างๆ บน Toolbar ใน Office 2007

    การ Paste ข้อมูลแบบ Transpose

  3. จะมีหน้าต่าง Paste Special ขึ้นมา

    หน้าต่าง Paste Special

  4. ในส่วนของ Operation จะเป็น Paste โดยนำข้อมูลที่คัดลอกมาไป บวก (Add), ลบ (Subtract), คูณ (Multiply) หรือ หาร (Divide) กับค่าที่อยู่ในเซลล์ปลายทาง
การคัดลอกรูปแบบไปยังเซลล์อื่น ให้คลิกเซลล์ต้นแบบที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Format Painter (รูปแปลงทาสี) และคลิกเซลล์ปลาทางที่ต้องการ
ถ้าต้องการคัดลอกรูปแบบนี้ไปยังเซลล์หลายๆ เซลล์ ที่อยู่ไม่ต่อเนื่องกัน หลังจากเลือกเซลล์ต้นแบบแล้วให้ดับเบิ้ลคลิกที่ Format Painter จากนั้นจึงเลือกเซลล์ปลายทางทีละเซลล์หรือช่วงเซลล์จนครบ เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่ Format Painter หรือกดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิกการคัดลอกรูปแบบ

Paste Special ใน Word

ใน Word สามารถ Paste Special ได้เช่นเดียวกับใน Excel โดยเมื่อคลิกคำสั่ง Paste เพิ่มเติม

Paste Special ใน Word

ซึ่งการ Paste Special ใน Word ส่วนใหญ่จะใช้ในกรณีที่คัดลอกข้อความมาจากไฟล์หรือโปรแกรมอื่น ถ้านำมา Paste ลงตรงๆ อาจทำให้รูปแบบของเอกสารเปลี่ยนไปได้ จึงใช้ Paste Special > Unformatted Text เพื่อ Paste เฉพาะข้อความเพียวๆ ไม่มีรูปแบบขนาดหรือสีของตัวอักษรติดมาด้วย

คำสั่ง Paste Unformatted Text ถือเป็นคำสั่งที่ใช้บ่อย และใน Word ไม่มีปุ่มคำสั่งนี้ให้ (ตามวิธีใน เพิ่มปุ่มคำสั่งต่างๆ บน Toolbar ใน Office 2007Office 2007 Quick Access Toolbar ) เราสามารถกำหนด Macro เพื่อสร้างคำสั่งได้ ดังนี้

  1. กดปุ่ม Alt + F11 จะมีหน้าต่าง Microsoft Visual Basic ขึ้นมา
  2. ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ Normal > Microsoft Word Objects > This Document และคัดลอกโค้ดต่อไปนี้ไปวางตามรูป
     Sub PasteText() Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText End Sub

    Microsoft Visual Basic ใน Word

  3. ปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic
  4. บน Quick Access Toolbar ด้านบนซ้าย คลิกที่ลูกศรด้านข้าง เพื่อเลือก More Commands หรือจะเลือกจาก Office Button > Word Options > Customize
    ดูรายละเอียดวิธีการกำหนดปุ่มคำสั่งบน Toolbar ด้านบนใน Office 2007 ได้ โดยอ่านเพิ่มเติม เพิ่มปุ่มคำสั่งต่างๆ บน Toolbar ใน Office 2007
  5. คลิกเลือก Choose commands from เป็น Macro และคลิกเลือกคำสั่ง Normal.ThisDocument.PasteText และคลิกปุ่ม Add ปุ่มคำสั่งดังกล่าวก็จะเพิ่มมาทางด้านขวามือ

    การกำหนดคำสั่ง Macro ใน Quick Access Toolbar

  6. จะเห็นว่ารูปปุ่มของคำสั่ง Macro ที่เขียนขึ้น อาจจะดูไม่สื่อความหมาย โดยสามารถเปลี่ยนรูปที่แสดงได้โดยคลิกเลือกคำสั่งนั้น แล้วมาคลิกปุ่ม Modify
  7. จะมีหน้าต่างรูปไอคอนต่างๆ มาให้เลือก และสามารถเปลี่ยนชื่อปุ่มที่แสดง เช่น เปลี่ยนจาก Normal.ThisDocument.PasteText เป็น Paste Unformatted Text

    การเปลี่ยนรูปให้กับปุ่มคำสั่ง

  8. ปุ่มคำสั่ง Paste Unformatted Text บน Toolbar

    ตัวอย่างปุ่ม Paste Unformatted Text ใน Word