Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้ตารางในการคำนวณ ในการบันทึกข้อมูลลงไป ถ้าข้อมูลมีไม่มาก จะสร้างไฟล์แบบไหนก็ได้ แต่ถ้าข้อมูลมีเพิ่มมากขึ้น โครงสร้างของไฟล์จะมีความสำคัญมาก เพราะข้อมูลที่มีไว้จะต้องถูกนำไปใช้ต่อ ไม่ว่าจะใช้ในการเรียกดูข้อมูล หรือการสรุปผลข้อมูล ถ้ามีการจัดการข้อมูลที่ไม่ดี ตอนเรียกใช้ข้อมูลจะต้องใช้เวลาที่มากอย่างไม่น่าเชื่อ

โดยทั่วไป การใช้งาน Excel เพื่อช่วยจัดการข้อมูล แบ่งลักษณะการใช้งานเป็น 2 ส่วน คือ

  1. ส่วนของข้อมูล (Input หรือ Database) ให้จัดเก็บข้อมูลให้เรียบง่ายที่สุด หรือ ตามหลักตารางข้อมูลมาตรฐาน เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้งานต่อ รวมไปถึงการปรับปรุงแก้ไขข้อมูล
  2. ส่วนของผลลัพธ์ (Output หรือ Report) ซึ่งเป็นส่วนที่นำข้อมูลที่มีอยู่มาใช้ต่อ สามารถออกแบบได้ความต้องการ ถ้า Input ดี เวลาเรียกใช้ข้อมูล (อ้างอิง คำนวณ) จะทำได้ง่ายและสะดวก

บางคนสงสัยว่าทำไมต้องจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน จริงๆ แล้วรูปแบบมาตรฐานไม่ได้มีอะไรมาก เป็นการจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เรียบง่าย เหมือนข้อมูลในฐานข้อมูล เพราะข้อมูล ก็คือ ข้อมูล ส่วนผลลัพธ์ หรือ Output เราจะเอาไปจัดให้สวยงามอย่างไรก็ได้ เพียงแต่ถ้าเราจัดเก็บข้อมูลได้ไม่ดีแล้วล่ะก็ จะทำให้การนำข้อมูลไปใช้ต่อเป็นไปด้วยความยากลำบาก (เสียทั้งเวลาและสุขภาพจิต) ยิ่งถ้าข้อมูลมีเยอะๆ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล อาจจะเหมือนการ งมเข็มในมหาสมุทรเลยก็ได้ แต่ถ้าจัดข้อมูลดีๆ แล้วล่ะก็ จะทำให้ทุกๆ อย่างง่ายขึ้นทันที

ตารางข้อมูลมาตรฐาน

หลักในการสร้างตารางข้อมูลให้เป็นไปตามรูปแบบมาตรฐาน เพื่อให้ง่ายในการดูแลรักษา การอ้างอิงข้อมูลไปใช้ต่อ

  1. เป็นตารางแนวตั้ง (Vertical Table) มีหัวตารางอยู่บนสุด ตารางแนวตั้ง เป็นลักษณะของตารางส่วนใหญ่ ส่วนตารางแนวนอน ไม่ควรนำมาใช้เป็นฐานข้อมูล เนื่องจากมีข้อจำกัดต่างๆ มากมาย

    ตารางข้อมูลมาตรฐาน

  2. ในตาราง ข้อมูลแถวแรกต้องติดกับหัวตาราง ก่อนถึงแถวสุดท้าย ไม่ให้มีแถวใดแถวหนึ่งที่ว่างทั้งแถว
  3. หัวตารางมีแถวเดียวเท่านั้น คำอธิบายหัวตารางของแต่ละคอลัมน์ ไม่ควรยาวเกินไป ควรตั้งให้สื่อความหมาย
  4. ไม่ต้องจัดรูปแบบอะไรมาก เนื่องจากใช้เก็บข้อมูลเท่านั้น โดยหัวตารางให้ใส่สี ทำตัวหนา เพื่อให้สังเกตได้ง่าย
  5. กำหนด Freeze Pane เพื่อให้สะดวกเวลาเลื่อนดูข้อมูล
  6. บริเวณรอบตารางห้ามติดกับตารางหรือเซลล์ที่มีข้อมูลอื่น ให้เว้นไว้อย่างน้อย 1 แถวหรือ 1 คอลัมน์
  7. ข้อมูลที่ใส่ในตาราง ถ้าเป็นไปได้ ให้แยกฟิลด์ให้ละเอียด เช่น แยกชื่อและนามสกุลอยู่คนละคอลัมน์ เพื่อให้ง่ายต่อนำไปใช้ในการอ้างอิง

ประโยชน์ของตารางข้อมูลมาตรฐาน

  1. Excel จะกำหนดขนาดขอบเขตของตารางให้เอง เวลาใช้สูตรในอ้างอิงต่างๆ ไม่ต้องคลิกเลือกขนาดตารางเอง
  2. สามารถใช้คำสั่ง เช่น Sort, Filter, PivotTable หรือ PivotChart ได้เลย โดยไม่ต้องเลือกพื้นที่ตาราง เพียงแค่คลิกเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางนั้นก่อน
  3. สามารถให้ Excel กำหนด Range Name ของแต่ละคอลัมน์ในตารางให้ โดยใช้ชื่อที่หัวตาราง
  4. สามารถให้ Excel ฟอร์แมทหรือจัดรูปแบบของตารางโดยอัตโนมัติ

การตรึงคอลัมน์หรือแถว (Freeze Pane)

เมื่อข้อมูลในตารางมีจำนวนมาก เวลาเลื่อนดูข้อมูล จะไม่เห็นหัวตาราง สามารถใช้คำสั่ง Freeze Pane ในการตรึงหัวแถวหรือหัวคอลัมน์ไว้ได้

  1. คลิกเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่ต้องการให้ตรึงไว้ โดยจะตรึงคอลัมน์ที่อยู่ด้านซ้าย และแถวที่อยู่บนเซลล์ที่เลือก เช่น คลิกเลือกเซลล์ B2 จะเป็นการตรึงคอลัมน์ A และแถวที่ 1 ไว้
  2. บนแทป View กลุ่มคำสั่ง Windows คลิกปุ่ม Freeze Pane (Excel 2003 เลือกเมนู Window > Freeze Panes)
  3. รูปเปรียบเทียบตารางที่กำหนด Freeze Pane

  4. ถ้าจะยกเลิกการใช้ Freeze Pane ออก ให้คลิกปุ่มนี้ Freeze Pane แล้วเลือก Unfreeze Pane(Excel 2003 เลือกเมนู Window > Unfreeze Panes)

การจัดรูปแบบตาราง (Format as Table)

เราสามารถใช้คำสั่ง Format as Table เพื่อให้ตารางนั้นสามารถจัดรูปแบบต่างๆ ได้สะดวก

  1. คลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตาราง
  2. บนแทป Home กลุ่มคำสั่ง Style คลิกปุ่ม Format as Table ให้เลือกรูปแบบของตารางที่ต้องการ
  3. จะมีหน้าต่าง Format as Table ขึ้นมา ให้ตรวจสอบว่าพื้นที่ตารางถูกต้องหรือไม่ (ถ้าไม่มีหัวตาราง ให้เอาเครื่องหมายถูกหน้า My table has headers ออก)
  4. Excel จะจัดรูปแบบของตารางให้อัตโนมัติ
    ถ้าต้องการเปลียนรูปแบบตาราง ให้คลิกที่ตาราง จากนั้นเลือกแทป Table Tools – Design จากนั้นเลือกรูปแบบในกลุ่มคำสั่ง Table Styles 

    ตารางที่ถูกจัดรูปแบบโดยใช้คำสั่ง Format as Table

    ถ้าเราได้จัดรูปแบบเองไว้ เช่น เปลี่ยนสีตัวอักษร หรือใส่พื้นหลังให้กับเซลล์ Excel จะถือค่าที่เราเปลี่ยนแปลงเองเป็นหลัก
  5. เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลในแถวต่อไป ขนาดพื้นที่และรูปแบบของตารางจะขยายให้โดยอัตโนมัติ
  6. ถ้าต้องการยกเลิกรูปแบบตาราง ให้คลิกเลือกตาราง จากนั้นเลือกแทป Design กลุ่มคำสั่ง Table Styles คลิกเลือกรายการเพื่อดู Style ทั้งหมด จากนั้นเลือก Clear

การใช้แทปเครื่องมือ Table Tools – Design

เมื่อมีการใช้คำสั่ง Format as Table เมื่อคลิกเลือกตาราง จะมีแทปเครื่องมือ Table Tools – Design ขึ้นมา โดยสามารถ

กลุ่มคำสั่งในแทป Table Tools - Design

  • Table Name ตั้งชื่อให้กับตาราง โดยขนาด Range Name ที่ตั้งขึ้นจะขยายขนาดตามข้อมูลที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง และสามารถใช้ชื่อนี้ในการอ้างอิงข้อมูลได้ตามปกติ
  • Summarize with PivotTable สรุปข้อมูลในมุมมองต่างๆ โดยใช้ PivotTable
  • Remove Duplicate ลบข้อมูลที่ซ้ำกัน โดยจะลบข้อมูลของแถวที่มีข้อมูลซ้ำกัน เช่น ถ้าคลิกเลือกเฉพาะชื่อ ถ้าแถวไหนมีชื่อซ้ำกัน จะลบข้อมูลในแถวนั้นของตารางทิ้ง

    หน้าต่าง Remove Duplicate ใช้ลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกไป

  • Convert to Range เป็นการเปลี่ยนตาราง ให้กลับสู่เซลล์ธรรมดา
  • Table Style Options เป็นการกำหนดรูปแบบเพิ่มเติม เช่น Banned Rows (แสดงแถบสีระหว่างแถว แถวแรกสีอ่อน แถวต่อไปสีเข้ม  สลับกันไปเรื่อยๆ)
  • Table Styles จัดรูปแบบตาราง