รูปแบบตัวเลขใน Excel ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญ ถ้าข้อมูลเรามีเยอะ แล้วนำเสนอตัวเลขแบบเต็มๆ อาจทำให้ตาลาย หาจุดโฟกัสไม่เจอ ดังนั้น ในการทำรายงานเสนอผู้บริหาร แทนที่จะแสดงข้อมูลเป็นหลักหน่วย ก็อาจแสดงเป็นหลักพันหลักพัน หรือหลักล้าน เช่น 15,254,212.34 (หน่วย: บาท) แสดงเป็น 15,254 (หน่วย: พันบาท) หรือ 15 (หน่วย: ล้านบาท)

เนื้อหาในบทความนี้ สามารถใช้ได้กับ Excel 2007 และ 2003 โดยในส่วนที่มีข้อแตกต่าง จะมี (วงเล็บ) ระบุจุดแตกต่างไว้

แล้วจะทำอย่างไรให้แสดงเป็นหลักพัน? บางคนอาจใช้วิธีเอา 1,000 มาหาร วิธีนี้ดูเหมือนจะง่าย แต่ถ้ามีข้อมูลเยอะ แค่ไล่เขียนสูตรก็เหนื่อยแล้ว และถ้าความต้องการเปลี่ยน เช่น อยากให้แสดงเป็นหลักล้าน หรือเปลี่ยนกลับมาแสดงถึงหลักหน่วย ก็ต้องใช้เวลาแก้สูตรอีกไม่น้อย ที่สำคัญ การใช้วิธีหารนี้ จะทำให้ค่าของตัวเลขเปลี่ยนไป ซึ่งเมื่อนำข้อมูลไปคำนวณต่ออาจเกิดความผิดพลาดได้

การจัดรูปแบบตัวเลข โดยใช้ Ribbon

เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขตามรูปแบบที่เราต้องการได้ ใน Excel เวลาเก็บค่าตัวเลข จะเก็บเฉพาะค่าเอาไว้ เช่น 15254212.34 แต่เวลาแสดงค่าออกมาในเซลล์ ขึ้นอยู่กับรูปแบบที่เรากำหนด ซึ่งปกติเราก็จะจัดให้แสดง Comma (,) คั่นที่หลักพัน หรือ มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง เป็นต้น

ปุ่มบน Ribbon ที่ช่วยในการจัดรูปแบบเซลล์

จากรูป โดยทั่วไปเราใช้ปุ่มบน Ribbon เพื่อช่วยในการจัดรูปแบบตัวเลข เช่น ให้แสดงเครื่องหมาย Comma (,) คั่นระหว่างหลักพัน เพิ่มหรือลดจำนวนทศนิยมที่แสดง

การจัดรูปแบบตัวเลข โดยใช้ Toolbar (สำหรับ Excel 2003)

สามารถใช้ปุ่มบน Toolbar เพื่อช่วยในการจัดรูปแบบตัวเลข เช่น ให้แสดงเครื่องหมาย Comma (,) คั่นระหว่างหลักพัน เพิ่มหรือลดจำนวนทศนิยมที่แสดง

Toolbar ที่ช่วยในการจัดรูปแบบเซลล์ (Excel 2003)

การจัดรูปแบบตัวเลขเป็นหลักพัน

  1. ให้คลิกขวาในเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ จากนั้นเลือก Format Cells (หรือเลือกปุ่มลูกศร ที่แทป Home > Format)
  2. จะมีหน้าต่าง Format Cells ขึ้นมา ในแทป Number เลือก Custom
  3. ในช่อง Type พิมพ์ 0, เพื่อแสดงตัวเลขเป็นหลักพัน โดยสามารถดูตัวอย่างผลลัพธ์ที่ได้ในช่อง Sample

หน้าต่าง Format Cells สำหรับจัดรูปแบบตัวเลข

    ถ้าต้องการให้ 

  • แสดงเครื่องหมาย Comma คั่นเพื่อแบ่งหลักล้าน ให้กำหนดรูปแบบเป็น 0,000, จะได้ 15,254
  • แสดงจุดทศนิยม 1 ตำแหน่งหลังหลักพัน ให้กำหนดรูปแบบเป็น 0,000.0, จะได้ 15,254.2
  • แสดงค่าเป็นหลักล้าน ให้กำหนดรูปแบบเป็น 0,, หรือ 0,000,, จะได้ 15

ผลลัพธ์ที่ได้จากการจัดรูปแบบเซลล์

จากรูป เมื่อดูที่ Formula Bar จะเห็นว่าค่าของตัวเลขที่แสดง ยังเป็นค่าเดิม Excel จะเปลี่ยนแค่รูปแบบที่แสดงในเซลล์เท่านั้น แต่ค่าจริงยังเก็บไว้เหมือนเดิม ทำให้เมื่อนำข้อมูลไปใช้ต่อจะไม่เกิดความผิดพลาด

จะเห็นว่าการจัดรูปแบบนั้น สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว รวมไปถึงช่วยในการนำเสนอข้อมูลได้เป็นอย่างดี