Excel ถือว่าเป็นโปรแกรมที่มีการใช้ Password เพื่อรักษาความปลอดภัยหลายระดับ ตั้งแต่ภายในเซลล์, Workbook ไปจนถึงไฟล์ Excel และถ้ามีการใช้ Macro หรือ VBA ก็จะมี Password อีก Password แต่ละส่วนก็แยกออกจากกัน ทำให้บางคนอาจจะมึนไปเหมือนกันว่า ตกลงแล้วจะไปตั้ง Password ที่ไหนแน่

เนื้อหาในบทความนี้ สามารถใช้ได้กับ Excel 2007 และ 2003 โดยในส่วนที่มีข้อแตกต่าง จะมี (วงเล็บ) ระบุจุดแตกต่างไว้
  • Protect File – สำหรับไฟล์ที่มีความลับ ไม่ต้องการให้คนอื่นเปิดไฟล์
  • Protect Sheet – ป้องกันเซลล์ (ข้อมูล รูปแบบ แถว และคอลัมน์)
  • Protect Workbook – ไม่ให้เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนชื่อชีท ไม่สามารถซ่อนชีท (Hide Sheet) หรือยกเลิกชีทที่ซ่อน (Unhide Sheet) อยู่ได้ รวมถึงไม่ให้ปรับขนาดหน้าต่างโปรแกรม
  • Protect Macro/VBA – ป้องกันคำสั่งหรือโค้ดโปรแกรม Macro/VBA ที่เขียนขึ้น

Protect File

วิธีนี้ต้องใส่ Password ก่อนถึงจะสามารถเปิดไฟล์ได้ วิธีนี้เป็นการป้องกันข้อมูลแบบง่ายๆ ใช้เมื่อข้อมูลนั้นสำคัญหรือเป็นความลับ โดยการตั้ง Password ให้กับไฟล์สามารถทำได้โดย

  1. กดปุ่ม Office > Save As (Excxel 2003 เลือกเมนู File > Save As)
  2. (ถ้าไฟล์นั้นเคยบันทึกไปแล้ว ให้บันทึกทับ โดยใช้ชื่อไฟล์เดิมได้เลย
  3. จะมีหน้าต่าง Save As ขึ้นมา ให้เลือกเมนู Tool > General Options

    หน้าต่าง Save As (เลือก Tool > General Options เพื่อตั้ง Password) ใน Excel 2007

    หน้าต่าง Save As (เลือก Tool > General Options เพื่อตั้ง Password) ใน Excel 2003

  4. จะมีหน้าต่าง Save Options ขึ้นมา ให้ตั้ง Password ที่ต้องการ (Password to open)

    หน้าต่าง Save Options

  5. นอกจากกำหนด Password สำหรับเปิดไฟล์แล้ว ยังสามารถกำหนด
    • Alwayss create backup – Excel จะสร้างไฟล์สำรองข้อมูลขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับไฟล์ที่มีความสำคัญ และมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลบ่อย
    • Password to modify – จะแก้ไขข้อมูลในไฟล์ได้ต้องใส่ Password
    • Read-only recommended – เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมา Excel จะให้เลือกว่าจะเปิดแบบอ่านอย่างเดียวหรือไม่ เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูล
  6. เมื่อกด OK แล้ว Excel จะให้เราพิมพ์ Password ที่ตั้งไว้อีกครั้ง เพื่อยืนยันความถูกต้อง

Protect Sheet

การตั้ง Password ในส่วนนี้ ผู้ใช้งานจะเห็นข้อมูลแต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในเซลล์ที่เรากำหนดได้ เช่น ไม่อยากให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงค่าคงที่บางอย่าง หรือไม่ต้องการให้ผู้ใช้แก้ไขรูปแบบเซลล์ เป็นต้น

เซลล์ทุกเซลล์ใน Excel จะมีคุณสมบัติ 2 เกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล 2 อย่าง คือ Locked และ Hidden โดยสามารถดูและเปลี่ยนคุณสมบัตินี้ได้โดย คลิกเลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกขวาเลือก Format Cells คลิกที่แทป Protection

สถานะการ Protection ของเซลล์

    ค่าพื้นฐานของทุกเซลล์คือ เลือก Locked แต่ไม่ได้เลือก Hidden 

  • Locked เป็นการล็อค ป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูล เช่น ถ้าเราทำฟอร์มให้กรอกข้อมูล ก็ให้เลือก Locked ทุกๆ เซลล์ ยกเว้นเซลล์ที่เป็นช่องให้กรอกข้อมูลก็ไม่ต้องเลือก
  • Hidden จะเป็นการป้องกันไม่ให้เห็นสูตรใน Formula Bar

ถึงแม้จะมีการเลือก Locked หรือ Hidden แต่ Excel จะยังไม่ล็อคหรือซ่อนค่า จนกว่าเราจะกำหนดให้ Protect ชีท ซึ่งสามารถทำได้โดย

  1. กำหนดคุณสมบัติ Protection ในเซลล์ที่ต้องการ
  2. เลือกแทป Review กลุ่มคำสั่ง Changes > คลิกปุ่ม Protect Sheet (Excel 2003 เลือกเมนู Tools > Protection > Protect Sheet)

    ปุ่ม Protect Sheet และ Workbook

  3. จะมีหน้าต่าง Protect Sheet ขึ้นมา ให้กำหนด Password เพื่อป้องกันเซลล์ที่ Locked ไว้

    หน้าต่างสำหรับตั้ง Password กับ Sheet

  4. เมื่อคลิก OK – Excel จะให้ยืนยันรหัสอีกครั้ง

เมื่อกำหนด Protect Sheet ผู้ใช้งานจะสามารถคลิกเลือกเซลล์ต่างๆ ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขเซลล์ที่ถูก Locked ไว้ได้ ถ้าเราอยากให้ผู้ใช้สามารถจัดรูปเซลล์ หรือ Insert/Delete แถวหรือคอลัมน์ได้ ให้กำหนดเงื่อนไขเหล่านี้เพิ่มในหน้าต่าง Protect Sheet (Allow all users of this worksheet to)

สูตรจะไม่แสดงใน Formula Bar

ถ้ากำหนด Format Cells (Protection) ให้เป็น Hidden ใน Formula Bar จะไม่แสดงค่าหรือสูตร

ถ้าต้องการยกเลิกการ Protect Sheet ให้ไปที่แทป Review แล้วคลิกปุ่ม Unprotect Sheet

Protect Workbook (ป้องกันโครงสร้างของไฟล์)

การป้องกันโครงสร้างของไฟล์ ทำให้ไม่สามารถเพิ่มหรือลบชีทที่อยู่ในไฟล์ ไม่สามารถซ่อนชีท (Hide Sheet) หรือยกเลิกชีทที่ถูกซ่อนอยู่ (Unhide Sheet) รวมไปถึงการปรับขนาดหน้าต่างของไฟล์ได้

สามารถกำหนด Password เพื่อป้องกันโครงสร้างของไฟล์ได้โดย

  1. เลือกแทป Review กลุ่มคำสั่ง Changes > คลิกปุ่ม Protect Workbook > เลือก Protect Structure and Windows (Excel 2003 เลือกเมนู Tools > Protection > Protect Workbook)

    การตั้งค่า Protect Workbook

     

  2. จะมีหน้าต่าง Protect Workbook ขึ้นมา ให้กำหนด Password ที่ต้องการ

    หน้าต่างกำหนดให้ Protect Workbook

    ตัวเลือกในการ Protect Worbook จะมี 

  • Structure – ถ้าเลือก จะไม่ให้เพิ่มหรือลบชีท รวมไปถึง ไม่สามารถซ่อนและยกเลิกชีทที่ซ่อนอยู่ได้

    กำหนดให้ Protect Structure ของ Workbook ทำให้ไม่สามารถเพิ่มหรือลบชีทได้กำหนดให้ Protect Structure ของ Workbook ทำให้ไม่สามารถเพิ่มหรือลบชีทได้

  • Windows – ถ้าเลือก จะไม่อนุญาตให้ปรับเปลี่ยนขนาดหน้าต่างของโปรแกรม

ถ้าต้องการยกเลิกการ Protect Workbook ให้แทป Review กลุ่มคำสั่ง Changes > คลิกปุ่ม Protect Workbook > คลิก Protect Structure and Windows  (Excel 2003 เลือกเมนู Tools > Protection > Unprotect Workbook)

Protect Macro/VBA

ถ้าไฟล์ของเรามีการใช้คำสั่ง Macro หรือ VBA ซึ่งเป็นการเขียนโค้ดหรือโปรแกรมขึ้นมาเพื่อให้โปรแกรมทำคำสั่งบางอย่างตามที่เราต้องการ เราสามารถ Protect โค้ดเหล่านี้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นมาคัดลอกหรือแก้ไขโค้ด ซึ่งอาจทำให้คำสั่งที่เราเขียนไว้เกิดข้อผิดพลาดในการรันได้

  1. เปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic โดยกดปุ่ม Alt + F11 พร้อมกัน
  2. จะมีหน้าต่าง Microsoft Visual Basic ขึ้นมา ให้เลือกเมนู Tools > VBAProject Properties
  3. จะมีหน้าต่าง VBAProject Properties ขึ้นมา ให้เลือกแทป Protection จากนั้นตั้ง Password ที่ต้องการลงไป

    การตั้งรหัสให้กับ Macro/VBA

เมื่อลืมรหัสผ่าน!

จะเห็นว่าใน Excel มีการตั้งรหัสผ่านเพื่อรักษาความปลอดภัยในหลายๆ ส่วน และในการทำงานจริง เราก็ต้องใช้ไฟล์หลายไฟล์ จึงเป็นเรื่องง่ายที่เราจะลืมรหัสผ่าน เมื่อ Password ที่ใส่ไม่ถูกต้อง ให้ลองนึกดีๆ ดูก่อนนะครับ

  • ลองดูปุ่มเปลี่ยนภาษา เปลี่ยนกลับมาเป็นภาษาอังกฤษ หรือถ้าเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้ว ให้ลองเปลี่ยนเป็นภาษาไทย บางครั้งตอนเราตั้ง Password อาจพิมพ์ภาษาไทยลงไป
  • Password ใน Excel เป็น Case-sensitive คือ ตัว A กับตัว a ต่างกัน
  • แต่ถ้าจำไม่ได้จริงๆ ก็มีโปรแกรมสำหรับ Recovery Password ซึ่งมีให้ดาว์นโหลดได้ทั่วไปในอินเตอร์เน็ต

Password ปลอดภัยจริงไหม?

ถ้าสำหรับการใช้งานทั่วไป ก็ป้องกันได้เกือบทั้งหมดนะครับ แต่อย่าลืมนะครับว่ามีโปรแกรมสำหรับใช้กู้หรือ Recovery Password ดังนั้น ถ้าข้อมูลของเราสำคัญและเป็นความลับ ไม่ต้องการให้คนอื่นแก้ไข ก็อาจจะต้องเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมอื่น เพื่อให้เหมาะสมกับลักษณะงาน (แต่ย้ำว่า สำหรับผู้ใช้งานส่วนใหญ่แล้ว Password ก็ยังคงป้องกันได้)