Mail Merge เป็นฟีเจอร์ที่สำคัญใน Microsoft Word ที่ช่วยในการสร้างจดหมาย เช่น จดหมายแจ้งข่าว ที่มีชื่อ และที่อยู่ของผู้รับ โดยปรกติ เราอาจจะพิมพ์ชื่อของแต่ละคนลงไปตรงๆ ในจดหมายนั้น แล้วก็เปลี่ยนชื่อไปเรื่อยๆ ถ้ามีรายชื่อจำนวนมาก ก็ต้องเสียเวลาในการแก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ Mail Merge จะช่วยในการนำข้อมูลจากตารางมาใส่ลงในจดหมาย ตามจุดที่เรากำหนด แล้วสามารถสั่งพิมพ์จดหมายตามรายชื่อผู้รับในตารางได้พร้อมกันทีเดียว ทำให้ลดเวลาในการทำงาน และลดความผิดพลาดลงได้

หลักการใช้งาน Mail Merge

ในการใช้งาน Mail Merge จะประกอบด้วย

  • จดหมายหรือแบบฟอร์มใน Word ซึ่งอาจเป็นไฟล์เอกสาร Label หน้าซองจดหมาย หรือแบบฟอร์มอะไรก็ได้
  • ตารางข้อมูล ซึ่งเป็นตารางข้อมูลใน Word, Excel หรือ Access นอกจากนี้อาจเป็น Text File ก็ได้

การสร้างจดหมายเวียน

โดย Word จะเอาจดหมายและรายชื่อมา Merge รวมกัน เช่น ในตารางมีรายชื่อลูกค้า นาย A, B, C เมื่อ Merge (รวม) เสร็จจะได้จดหมาย 3 ฉบับ ออกมา คือ จดหมายถึงนาย A, ถึงนาย B และถึงนาย C ซึ่ง Word จะสร้างจดหมายออกมาให้อัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถสั่งพิมพ์จดหมายเหล่านี้ออกมา ถึงสั่งให้บันทึกเป็นไฟล์แสดงจดหมายทั้งหมดก็ได้

การใช้งาน Mail Merge ในบทความนี้ ได้แบ่งวิธีในการสร้าง ออกเป็น

ตารางข้อมูล

ตารางข้อมูล สามารถเป็นตารางข้อมูลใน Excel, Access หรือ Text File ต่างๆ ในตัวอย่างนี้ใช้ไฟล์ Excel โดยตารางข้อมูลต้องต้องแยกข้อมูลเป็นคอลัมน์ตามข้อความที่เราจะนำไปเติมใน จดหมายหรือฟอร์ม

ตัวอย่างตารางรายชื่อ สำหรับทำ Mail Merge

ลักษณะ ของตารางข้อมูลใน Excel ต้องเป็นเป็นตารางมาตรฐาน คือ

ต้องเป็นตาราง ตามแนวตั้ง คือ มีหัวตารางอยู่แถวบนสุด จากนั้นก็มีข้อมูลบันทึกลงมาทีละแถว โดยข้อมูลในคอลัมน์นั้นๆ ต้องเป็นข้อมูลที่เป็นประเภทเดียวกัน เช่น ถ้าเป็นชื่อ ก็ให้เป็นชื่อทั้งคอลัมน์นั้นๆ อย่าเอาตัวเลขมาปน

หัว ตารางมีแค่ 1 แถว ควรเป็นคำที่อธิบายข้อมูลในคอลัมน์นั้นๆ ได้ดี (ใช้คำที่มีความหมาย) เพื่อให้สะดวกต่อการอ้างอิง

ตารางนั้นๆ ต้องมีการแบ่งข้อมูลลงในคอลัมน์ตามที่เราต้องการให้ไปปรากฏในช่องว่างใน Word เช่น เราต้องการแค่ชื่อ ก็ต้องทำตารางให้คอลัมน์หนึ่งๆ มีเฉพาะชื่อ เหตุผลง่ายๆ เราแบ่งข้อมูลไว้อย่างไร เวลานำไปใช้ก็ได้ข้อมูลตามนั้น เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง เราอาจจะกำหนด Range Name ให้กับข้อมูลแต่ละคอลัมน์

การสร้าง Mail Merge ใน Word 2007

ใน Word 2007 สามารถสร้าง Mail Merge โดยใช้ Wizard และจากการใช้ปุ่มต่างๆ บนแทปเครื่องมือก

การสร้าง Mail Merge โดยใช้ Wizard

การสร้าง Mail Merge ใน Word 2007 โดยใช้ Wizard หรือตัวช่วย มีขั้นตอนคล้ายๆ กับ Word 2003 ดังนี้

  1. พิมพ์หรือเปิดไฟล์จดหมายที่ต้องการ
  2. เลือกแทป Mailings
  3. คลิกปุ่ม Start Mail Merge
  4. เลือก Step by Step Mail Merge Wizard

    Mail Merge Wizard ใน Word 2007

  5. จะมีหน้าต่างขึ้นมาด้านขวาของ Word

สำหรับขั้นตอนการใช้งานตัวช่วยนี้ มีขั้นตอนเหมือน Word 2003

การสร้าง Mail Merge โดยใช้แทปเครื่องมือใน Word 2007

ใน Word 2007 มีการปรับเปลี่ยนมาใช้แทปเครื่องมือ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน ซึ่งการสร้าง Mail Merge โดยใช้แทปเครื่องมือ เป็นวิธีที่สะดวก สามารถทำได้ดังนี้

  1. พิมพ์หรือเปิดไฟล์จดหมายที่ต้องการ
  2. เลือกแทป Mailings
  3. คลิกปุ่ม Select Recipients ในกรณีนี้ เรามีไฟล์ Excel ที่เป็นตารางรายชื่ออยู่แล้ว ให้เลือก Use Existing List

    การเลือกไฟล์ที่มีรายชื่อ สำหรับสร้าง Mail Merge ใน Word 2007

  4. ให้ Browse หรือเปิดโฟล์เดอร์และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
  5. จะมีหน้าต่างให้เลือกชื่อชีทหรือชื่อตารางข้อมูล (ถ้ามีการตั้งชื่อตารางโดยใช้ Name)

    หน้าต่างให้เลือกตารางหรือชีทที่มีรายชื่อ สำหรับสร้าง Mail Merge

  6. ขั้นตอนต่อไป เป็นการนำชื่อคอลัมน์ในตารางข้อมูลมาใส่ตามจุดต่างๆ ของจดหมาย โดยให้ใช้เมาส์คลิกเลือกตำแหน่งที่ต้องการ เช่น ต้องการเพิ่มหมายเลขเอกสาร ก็นำเมาส์ไปคลิกด้านหลัง “เลขที่” จากนั้นคลิกปุ่ม Insert Merge Field (คลิกที่ลูกศรด้านข้าง จะเป็นลิสต์รายการให้เลือก) จากนั้นเลือกชื่อคอลัมน์ที่ต้องการ ในตัวอย่างเป็น “ContractNo”

    การนำชื่อคอลัมน์หรือฟิลด์ข้อมูลมาใส่ในจดหมาย

  7. เมื่อเราเพิ่มคอลัมน์หรือฟิลด์ข้อมูลไปในจดหมายแล้ว สามารถคลิกปุ่ม Highlight Merge Fields เพื่อให้ Word ไฮไลท์จุดที่มีการแทรกข้อมูลหรือรายการลงไปได้

    การไฮไลท์ฟิลด์ที่เพิ่มเข้าไปในจดหมาย

  8. สามารถคลิกปุ่ม Preview Results เพื่อดูตัวอย่างจดหมายที่ได้ โดยสามารถคลิกเพื่อเลื่อนดูจดหมายฉบับต่อไปได้

    การดูตัวอย่างจดหมาย

  9. ในกรณีที่เป็นวันที่ หรือตัวเลขปกติ Word จะแสดงวันที่ตามที่เรากำหนดไว้ใน Regional and Language Options ถ้ต้องการให้แสดงในรูปแบบอื่น เช่น ให้แสดงชื่อเดือนเป็นภาษาไทย และปี พ.ศ. ให้คลิกขวาที่ชื่อฟิลด์ที่เป็นวันที่ จากนั้นเลือก Edit Filed แล้วเลือก Field Codes จากนั้นไปเพิ่มตรงส่วน Switches ให้เป็นฟอร์แมทที่เราต้องการ ตามโครงสร้างที่ Word เข้าใจ เช่น \@ “d ดดดด bbbb”

    การจัดรูปแบบฟิลด์ที่เป็นตัวเลข

  10. ในกรณีที่เราต้องการแก้ไขรายการ เช่น อาจต้องการสร้างจดหมายเฉพาะบางคน หรือ ต้องการกำหนดเงื่อนไขของรายการ สามารถทำได้โดย คลิกปุ่ม Edit Recipient List
  11. จะมีหน้าต่าง Mail Merge Recipients ขึ้นมา ถ้าเราไม่ต้องการรายการไหน ก็ให้นำเครื่องหมายถูกหน้ารายการนั้นๆ ออก หรือสามารถคลิกที่ชื่อไฟล์ (ใน Data Source) แล้วคลิก Edit เพื่อแก้ไขรายการ

    หน้าต่าง Mail Merge Recipients

  12. ถ้าต้องการสร้างเงื่อนไขของรายการที่จะนำมาสร้าง Mail Merge ให้คลิกปุ่ม Filter
  13. จะมีหน้าต่าง Filter and Sort ขึ้นมา โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขได้ เช่น ต้องการสร้าง Mail Merge สำหรับพนักงานที่มีตำแหน่งเป็น เจ้าหน้าที่บุคคล

    การกำหนดเงื่อนไขของรายการที่จะนำมาสร้าง Mail Merge

  14. หลังจากที่กำหนดรายละเอียดต่างๆ แล้ว ให้คลิกปุ่ม Finish & Merge จะมีรายการให้เลือกเป็น
    • Edit Individual Documents – Word จะสร้างจดหมายแยกออกมาอีกไฟล์ โดยเราสามารถแก้ไขรายละเอียดของจดหมายแต่ละฉบับได้
    • Print Document – เป็นการพิมพ์จดมายออกทางเครื่องพิมพ์เลย
    • Send E-Mail Messages – ส่งรายการทางอีเมล์

    การรวมรายการเป็นจดหมาย

  15. หน้าต่าง Merge to Printer สำหรับพิมพ์จดหมายออกทางเครื่องพิมพ์ โดยสามารถเลือก
    • All พิมพ์จดหมายทั้งหมด
    • Current Record เฉพาะจดหมายฉบับปัจจุบัน
    • From/To กำหนดช่วงหมายเลขหน้าได้

    หน้าต่างสำหรับกำหนดรายการที่จะพิมพ์เป็นจดหมาย

  16. ในกรณีที่ต้องการส่งจดหมายที่ได้ทางอีเมล์ ในข้อ 14 ให้เลือกเป็น Send E-mail Messages
  17. จะมีหน้าต่าง Merge to E-mail โดยให้เลือก To เป็นชื่อคอลัมน์ที่มี E-mail Address

    การส่งจดหมายที่สร้างทางอีเมล์

  18. ตัวอย่าง อีเมล์จดหมายที่ได้จาก Mail Merge (ส่งโดย Outlook)

    การส่งจดหมายที่สร้างทางอีเมล์

การสร้าง Mail Merge ใน Word 2003

ตัวอย่างการทำสัญญาจ้างงาน ซึ่งในสัญญาแต่ละฉบับก็จะมีรายชื่อ ที่อยู่ ซึ่งรายการข้อมูลเหล่านี้อยู่ใน Excel

ตัวอย่างแบบฟอร์ม สำหรับการใช้งาน Mail Merge

    ก่อนใช้งาน Mail Merge ต้องมีจดหมายและตารางข้อมูลก่อน

  • จดหมายหรือแบบฟอร์ม

    ตัวอย่างแบบฟอร์มสัญญาจ้าง

    จากตัวอย่าง คือ สัญญาจ้างงาน ซึ่งไฟล์ลักษณะนี้เป็นแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล คือ มีเส้นปะ แต่ในการทำ Mail Merge ให้ลบเส้นปะเหล่านี้ออกให้หมด เพราะจะเราจะให้ Word เอาข้อมูลจากตารางมาใส่ให้เลย จุดที่ทำลูกศรไว้ เป็นจุดที่จะนำข้อมูลจากตารางมาใส่

  1. เปิดไฟล์แบบฟอร์มที่เราสร้างไว้ขึ้นมา
  2. เลือกเมนู Tools > Letters and Mailings > Mail Merge
  3. จะมี Task Pane ของ Mail Merge ขึ้นมาข้างขวาของ Word
  4. เลือกประเภทของฟอร์ม ในที่นี้เลือกเป็น Letters นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเป็นอีเมล์ ซองจดหมาย หรือ Label หน้าซองจดหมาย

    การกำหนดประเภทของ Mail Merge

    จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge

  5. เลือกจดหมายหรือแบบฟอร์ม โดยสามารถเลือกได้จาก
    • Use the current document เป็นการใช้ไฟล์ที่เปิดอยู่
    • นำ Template มาใช้ หรือ
    • Start from existing document เลือกจากไฟล์ที่บันทึกไว้

    การกำหนดไฟล์จดหมายที่จะใช้ใน Mail Merge

    จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge

  6. เลือกที่มาของตารางข้อมูล สามารถเลือกได้จาก
    • Use an exisiting list เป็นการใช้ตารางที่มีอยู่แล้ว
    • เลือกรายชื่อจาก Contact ใน Outlook
    • Type a new list เป็นการพิมพ์รายชื่อใหม่ขึ้นมา

    ในตัวอย่างนี้ เราได้เตรียมข้อมูลไว้ใน Excel แล้ว ก็เลือก Use an existing list จากนั้นก็กด Browse เพื่อหาไฟล์และชีทที่เก็บข้อมูล

    จะมีหน้าต่าง Mail Merge Recipients ขึ้นมา โดยเราสามารถเลือกได้ว่าจะเอาใครบ้าง โดยคลิกเครื่องหมายถูกด้านหน้ารายชื่อ รวมถึงสามารถใช้คำสั่ง Filter เพื่อกรองข้อมูลตามเงื่อนไข โดยคลิกลูกศรที่ชื่อคอลัมน์

    การกำหนดลิสต์รายชื่อ สำหรับทำ Mail Merge

    จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge

  7. นำรายการจากตารางข้อมูลมาใส่ในจดหมายหรือแบบฟอร์ม

    การกำหนดตำแหน่งที่จะเอาข้อมูลมาใส่ใน Mail Merge

      • ขั้นที่ 1 คลิกเลือกบริเวณที่จะนำข้อมูลจากตารางมาใส่
      • ขั้นที่ 2 คลิกเลือก More items…
      • ขั้นที่ 3 เลือกคอลัมน์ของข้อมูลในตาราง
      • ขั้นที่ 4 กดปุ่ม Insert

    ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 4 จนเติมข้อมูลครบทั้งจดหมาย

    ให้สังเกต จุดที่มีการนำข้อมูลจากตารางใน Excel เข้ามาใส่จะเกิด << >> อยู่ เป็นชื่อของคอลัมน์ใน Excel นั่นเอง

    << >> แสดงตำแหน่งที่จะ Merge ข้อมูล

    จากนั้นคลิกปุ่ม Next ด้านล่างของ Task Pane – Mail Merge

  8. แสดงจดหมายที่ถูก Merge โดย << >> จะเปลี่ยนเป็นข้อมูลจริงตามที่ตามข้อมูลในตาราง โดยสามารถใช้ปุ่ม << และ >> เพื่อคลิกเลือกดูข้อมูลตาม Record ต่างๆ ได้

    ตัวอย่างเอกสารที่ได้จาก Mail Merge

    ในกรณีที่เป็นวันที่ หรือตัวเลข ปกติ Word จะแสดงวันที่ตามที่เรากำหนดไว้ใน Regional and Language Options ถ้าเราต้องการให้แสดงในรูปแบบอื่น เช่น ให้แสดงชื่อเดือนเป็นภาษาไทย และปี พ.ศ. ให้คลิกขวาที่ชื่อฟิลด์ที่เป็นวันที่ จากนั้นเลือก Edit Filed แล้วเลือก Field Codes จากนั้นไปเพิ่มตรงส่วน Switches ให้เป็นฟอร์แมทที่เราต้องการ ตามโครงสร้างที่ Word เข้าใจ เช่น \@ “d ดดดด bbbb”

    การเปลี่ยนรูปแบบของฟิลด์วันที่ ให้แสดงเป็นเดือนภาษาไทย และปี พ.ศ.

  9. สั่งพิมพ์จดหมายที่ถูก Mergeเมื่อกด Print… (บน Task Pane) สามารถเลือกช่วงข้อมูล (Record) ที่จะให้พิมพ์ออกมาได้

    การสั่งพิมพ์เอกสารที่ได้จาก Mail Merge

    ถ้าเราต้องการบันทึกแบบฟอร์มของทุกๆ คนไว้เป็นหลักฐาน หรือ ต้องการแก้ไขเฉพาะราย ให้เลือก Edit individual letters… จากนั้นกด OK – Word จะสร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมา โดยแสดงสัญญาจ้างของทุกคน

Mail Merge Toolbar

เมื่อเราสร้าง Mail Merge เสร็จแล้ว เวลาแก้ไข สามารถใช้ Wizard ช่วยได้เหมือนเดิม โดยเลือกเมนู Tools > Letters and Mailings หรือจะใช้ Toolbar ในการแก้ไขได้เช่นเดียวกัน โดยเลือก Tools > Letters and Mailings > Show Mail Merge Toolbar

Toolbar - Mail Merge สำหรับดูและแก้ไขข้อมูล